Papo de Coaching

Organização do tempo: saiba como planejar a agenda da semana

08 out 2015
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– Como foi sua semana, Gil?
– Muito produtiva.
– Que bom. Sinal de que as orientações para organizar sua agenda foram úteis, não?
– Muito úteis. Agora consigo terminar a maioria dos dias aliviado, com a sensação de que, ufa, rendeu!
– Muito bom!
– Mas preciso dizer que isso não funcionou durante a semana toda… Na verdade, teve alguns dias que as coisas desandaram e, por mais que eu estivesse com tudo bem planejado, minha agenda furou e eu tive de desmarcar compromissos, alterar datas de entrega, enfim…
– Então é sobre isso que vamos falar hoje, Gil. Quero dar a você algumas orientações sobre com planejar a sua semana.
– Hum… Não é o mesmo que planejar o dia?
– É e não é. Na verdade, a lógica é a mesma: você precisa separar os compromissos em grupos de acordo com o grau de urgência e, então, irá acomodá-los nos dias e horários da semana.
– Ok. Foi o que tentei fazer, mas, ainda assim, tive problemas.
– E quais foram os problemas? Você poderia citar algum exemplo do que aconteceu?
– Claro. Na terça-feira, por exemplo, eu tive de emitir uma nota fiscal. É um procedimento simples, com o qual eu não deveria gastar mais do que cinco minutos. Mas…
– O que aconteceu?
– Deu um pau no sistema. Até agora não sei qual foi o problema. Não sei se foi o site da prefeitura que ficou fora do ar ou o meu computador que não funcionou como eu esperava. O fato é que eu perdi um tempão tentando resolver isso. E, como eu tinha um prazo para emitir a nota pois, caso contrário, eu não receberia o pagamento, fui obrigado a deixar para a madrugada a produção de um documento cuja entrega seria no dia seguinte. Ou seja: saiu tudo do script.
– É para isso mesmo que você precisa se preparar, Gil. Ao planejar a agenda da semana, você precisa reservar algum tempo para dar conta de imprevistos. Eles sempre acontecem. E, se você tiver algumas horas da semana livres para eles, tudo fica mais fácil. Além disso, o exemplo que você mencionou é ótimo, pois diz respeito a uma tarefa simples, com data para ser feita: a emissão de nota.
– Exato. É muito simples mesmo.
– Algumas pessoas costumam reservar um dia ou um período da semana apenas para realizar esse tipo de ação, como pagar contas, emitir notas, organizar o saldo bancário, fazer cobranças…
– É uma boa ideia. Acho que vou deixar as manhãs de segunda-feira para isso.
– Perfeito.
– Bom, e não se esqueça de que, na sua semana, têm que caber momentos para estudo e aprimoramento do seu trabalho, prospecção de clientes, pesquisa da concorrência e, claro, lazer, momentos com a família, consultas médicas, atividade física, enfim…
– Claro, claro. Preciso lembrar disso tudo antes de organizar a agenda.
– Outra coisa: o ideal é reservar algum momento da semana, pode ser na sexta-feira, no domingo à noite ou na segunda pela manhã para planejar a semana inteira. Isso é fundamental para que você tenha noção do todo.
– Está certo. Farei isso. Muito obrigado, Rangel.
– Por nada, Gil. Até a semana que vem.
– Até.

Papo de Coaching é uma seção fixa onde discuto assuntos sobre os quais trato dentro do meu escritório. Às quintas-feiras, conto a vocês as histórias de uma pessoa especial, o Gil Vicente. Ele é um personagem fictício, mas suas dúvidas e angústias são muito reais. A voz de GV é a voz de outros clientes que, todos os dias, colocam em dúvida o que estão fazendo para viver, enfrentam desafios para se relacionar melhor no ambiente corporativo, para disputar uma promoção, para dar conta de muitas tarefas em um só dia. É disso que falaremos nesta coluna.  

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